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Las herramientas de trabajo colaborativo son un factor que impacta de forma positiva la productividad y agilidad de las empresas. Sin ir más lejos, de acuerdo con datos del Índice de Tendencias Laborales de 2022, de Microsoft, el 86% de los trabajadores en México afirma ser más productivo bajo un modelo híbrido.

Y es que los meses de trabajo remoto que trajo consigo la pandemia sanitaria por Covid-19 consolidaron este modelo y demostraron los beneficios que proporcionan en este contexto las herramientas de trabajo colaborativo: flexibilidad, eficiencia y coordinación de los flujos de trabajo. De hecho, las organizaciones que integraron entornos de colaboración en línea entre sus integrantes lograron adaptarse con éxito a la nueva situación.

En la actualidad, las organizaciones que ya cuentan entre sus procesos con herramientas de trabajo colaborativo online han adquirido una ventaja de competitividad digital. De igual manera, pequeñas y medianas empresas están ampliando sus horizontes gracias a la movilidad, simplificación y acceso a datos en la nube que pueden ser gestionados de forma conjunta. 

Qué son las herramientas de trabajo colaborativo

Las herramientas de trabajo colaborativo integran diversos elementos de evolución tecnológica para ofrecer soluciones adaptadas a entornos laborales demandantes y complejos. 

Se trata de software o aplicaciones que facilitan la gestión de la información, los flujos de trabajo, la comunicación y la colaboración entre los miembros de los equipos implicados en un proyecto empresarial . Con ello, se crean entornos digitales que permiten el trabajo conjunto de forma sincrónica o asincrónica, sin necesidad de que los participantes se encuentren en el mismo lugar físico. 

Tipos y ejemplos de herramientas de trabajo colaborativo

Dada la amplia variedad de objetivos y tareas que pueden surgir en un entorno empresarial, encontramos diferentes tipos de herramientas de trabajo colaborativo, según si facilitan la gestión de proyectos, la comunicación o la colaboración entre los miembros del equipo. 

Herramientas para la gestión de proyectos

En general, los proyectos requieren de una planificación y un seguimiento de las tareas que deben realizarse en un tiempo determinado. En este sentido, las herramientas de trabajo colaborativo para la gestión de proyectos permiten coordinar el trabajo en equipo . 

Entre las funcionalidades de este tipo de herramientas, podemos encontrar las siguientes:

• Organizar con detalle y precisión las actividades de una empresa.

• Monitorear los tiempos establecidos para la dedicación en los procesos de trabajo. 

• Vigilar y corregir los flujos de trabajo de acuerdo con los objetivos fijados. 

• Realizar un manejo óptimo de recursos, presupuestos y datos sensibles de la empresa. 

• Automatización de tareas para mejorar la integración laboral. 

Herramientas para la comunicación

La comunicación efectiva es otra base fundamental de la movilidad empresarial. Por ello, muchas herramientas de trabajo colaborativo están diseñadas para brindar experiencias positivas en la comunicación entre los miembros de un equipo de trabajo. En este sentido, estas pueden ser utilizadas por separado o pueden integrarse a otras herramientas con funcionalidades complementarias. 

Entre las funcionalidades más importantes de las herramientas para la comunicación, podemos destacar: 

• Mejorar la comunicación entre miembros sin interferir en el trabajo cotidiano. 
• Integrar tanto la comunicación sincrónica como la asincrónica para la coordinación de tareas y procesos. 
• Combinar la centralización de información sensible con la descentralización de la comunicación entre departamentos y colaboradores. 
• Asegurar el cruce de información en tiempo real cuando se requiera. 
• Integrar de forma eficiente los equipos o colaboradores remotos a las dinámicas de cada proyecto. 

Dos de los ejemplos de herramientas de trabajo colaborativo para la comunicación más utilizadas actualmente son: 

• Zoom: es la herramienta para videoconferencias más popular en la actualidad y cuenta con diversas utilidades para la integración de espacios de trabajo virtual de manera sincrónica. 

• Microsoft Teams: aunque no es solo una herramienta comunicativa, permite integrar los múltiples canales para la comunicación de equipos con otras herramientas de Microsoft, como Office 365. 

Herramientas para la colaboración

La nube se ha convertido en una tecnología aprovechada por todo tipo de organizaciones, dado que permite organizar, almacenar y gestionar una cantidad importante de datos en tiempo real. 

Este tipo de herramientas para la colaboración de equipos poseen funcionalidades como: 

• Gestionar, garantizar y controlar el acceso a los datos que los trabajadores requieren para realizar las tareas asignadas. 
• Descentralizar el almacenamiento de archivos y datos, permitiendo reducir costos en su mantenimiento. 
• Permite el trabajo sincrónico o asincrónico sobre un mismo archivo. 
• Facilita la circulación de datos y archivos entre los miembros del equipo. 

9 beneficios de las herramientas de trabajo colaborativo

Te compartimos algunos beneficios de incorporar líneas de colaboración online en tu equipo de trabajo: 

• Integración de herramientas: al disponer de diferentes aplicaciones en un solo espacio virtual, es posible agilizar los tiempos de producción y ser más eficiente en los procesos. 
• Inmediatez: los colaboradores del equipo acceden con mayor facilidad a la información del proyecto, rompiendo las barreras que conlleva la comunicación online.
• Efectividad: al reunir en una plataforma online la información por equipo, se logra una mayor productividad.
• Movilidad: al contar con una aplicación remota, es posible acceder desde un dispositivo móvil. De esta manera, los colaboradores evitan limitaciones en tiempo y lugar. 
• Seguridad: la información se encuentra disponible para el equipo de trabajo, protegiendo el robo de datos confidenciales a colaboradores externos al grupo.
• Simplicidad: ahora las tareas de mensajería, documentos y conferencias online se encuentran a un clic de distancia, gracias a las herramientas de trabajo colaborativo que simplifican las tareas diarias del equipo. 
• Prestigio: al contar con procesos de colaboración en línea, brindan al usuario o cliente final una ventaja competitiva. 
• Permanencia: al adoptar las nuevas tecnologías, las empresas se suman a la digitalización de procesos y se aseguran una mayor duración en el mercado cada vez más competitivo. 
• Actualización y aprendizaje corporativo: la adopción de herramientas colaborativas online obliga a los trabajadores a mantenerse informados y elevar un perfil multifuncional que les permita seguir vigentes, mejorando procesos y servicios como parte de una organización. 

En definitiva, las herramientas de trabajo colaborativo son indispensables para un funcionamiento competitivo y eficiente de las empresas en la actualidad. Por ello, los líderes y tomadores de decisiones empresariales deben escoger las herramientas más adecuadas, según las necesidades de cada organización.

En Alestra somos #EspecialistasenTELECOM y sabemos que los colaboradores dependen cada vez más de estas herramientas para poder desarrollar sus actividades. Bajo esta premisa, contamos con las mejores soluciones de Colaboración y el portafolio de servicios más completo, que permite llevar a tu organización a la era digital. 

Estamos #ConectadosContigo y ayudamos a tu negocio a emprender la evolución con nuestras soluciones colaborativas.

Perla Yaneth Balderas Quilantan

Administradora de Proyectos Alestra

Cuenta con más de 22 años de experiencia en Alestra y dentro de la industria de TELCO. Actualmente es Project Manager en la Dirección de Entrega y Soporte Multilínea de Líneas de Negocio, además de ser responsable del seguimiento de proyectos de clientes Black del segmento Corporativo Nacional; con interacción a nivel nacional en distintas áreas y diversos proveedores.