Los desafíos de la transición a un modelo de oficina híbrida

Por Iván Felipe Álvarez,
Gerente de Integración de Sistemas y Transformación Digital de Alestra

Al inicio del confinamiento se tenían dudas e incertidumbre sobre trasladar las operaciones de las organizaciones a un esquema de home office, pese a ello y debido a las restricciones, las empresas se vieron obligadas a adoptar el trabajo remoto. Después de un año de confinamiento, los mitos del trabajo en casa se han quedado atrás. De acuerdo a un estudio de analistas como la consultora Gartner, a nivel mundial el trabajo remoto aumentó del 29% antes de COVID-19 al 76% en abril de 2020.

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Dicho esto, la resiliencia del negocio está siendo definida por los cambios presentes del día a día y por la incertidumbre del mañana. PWC, por su lado, nos ha dejado ver que el 54% de los CFOs de las empresas en América permanecerán en esta modalidad de trabajo, sobre todo en aquellas posiciones que lo permitan. 

Sin embargo, las empresas hoy se están enfrentando a un nuevo desafío, el retorno seguro a las actividades laborales en espacios compartidos. Ahora, además de superar los temas relacionados al trabajo remoto, las organizaciones deben garantizar a sus colaboradores un regreso seguro a los espacios físicos de trabajo; aunque no sea el modelo prepandemia. 

Algunas organizaciones ya transitan hacia un modelo híbrido de trabajo: una forma de operar que es altamente probable que se quede instaurada indefinidamente, en la que los empleados tendrán la flexibilidad de trabajar algunos días desde la oficina y otros, en cualquier otro lugar en el que tengan acceso a las herramientas tecnológicas para llevar a cabo sus labores.

A partir de ahora, la complejidad de una organización aumentará debido a la readaptación de los espacios de trabajo, la cual está estrechamente relacionada con la tecnología y digitalización. Alestra, empresa experta en transformación digital, establece que para transitar con éxito hacia un modelo de trabajo híbrido es necesario considerar al menos cuatro aspectos:

  1. Repensar el diseño del trabajo

Un factor muy importante que estamos presenciando es la aceleración de los negocios a partir de tecnologías que antes considerábamos muy lejanas por adoptar. Poco a poco y cada vez más, las empresas buscan valor en los servicios que ofrecen sus proveedores, basadas en estas tecnologías emergentes.

Un ejemplo claro, es el uso de la inteligencia artificial (IA) como parte de la evolución de las bases tecnológicas que soportan al negocio. Es impresionante leer, como si fuera ciencia ficción, que la IA comienza a convertirse en algo fundamental para transformar el negocio y las operaciones de las organizaciones en el mundo.

Con esta y otras herramientas tecnológicas, podemos establecer nuevas políticas internas y replantear las estrategias de contacto entre colaboradores, clientes, proveedores, etcétera.

En el día a día, estamos acostumbrados al contacto con proveedores, clientes e incluso nuevas contrataciones. En cada situación, solía ser necesario el intercambio físico de documentos, pero ahora existen soluciones como la robotización de procesos (RPA) que, a través del uso de “bots” y de la IA reconocen, gestionan y validan documentos de manera automática e integran los resultados a un proceso.

Asimismo, es posible que a través de la automatización de procesos empresas que necesiten realizar contratación masiva de personal lo puedan realizar desde plataformas automáticas, con filtros preestablecidos que seleccionarán a los perfiles ideales para cada puesto. Incluso, después del proceso de contratación, con ayuda de soluciones de realidad virtual, los nuevos empleados podrán capacitarse de manera remota cumpliendo así con los lineamientos establecidos de sana distancia y garantizando la integridad de las personas.

Por último, para asegurar que no existan pérdidas en la continuidad de las operaciones entre los colaboradores tanto en el esquema de trabajo físico como remoto, es importante contar con herramientas y soluciones de colaboración efectivas que involucren a las aplicaciones necesarias para conectarse, desde la red de trabajo, hasta la infraestructura necesaria que posibilite una comunicación clara, nítida y con la menor interrupción posible.

  1. Generar nuevas formas de interacción con colaboradores

Establecer un ambiente seguro para los colaboradores es primordial para mantener y mejorar la productividad de las organizaciones, por lo tanto, se deben habilitar los controles que garanticen la seguridad en sus operaciones remotas. Para esto las personas deben contar con las herramientas y facilidades para desempeñar sus labores segura y efectivamente.

Con respecto al tema de seguridad en ubicaciones físicas, el control de acceso inteligente con seguridad biométrica ayudará con el monitoreo de los accesos a los lugares de trabajo de forma segura. Esto se puede llevar más allá al integrarse con dispositivos “contactless”, que reducen aún más el riesgo de contagio por contacto con superficies contaminadas.  

De recurrir al modelo híbrido de trabajo, este debe realizarse de forma planeada, ordenada y segura. Con soluciones de internet de las cosas (IoT) como lo es el Control de Acceso Inteligente, la gestión del aforo de personas en espacios de trabajo será mucho más sencillo. Por ejemplo, a través de soluciones de inteligencia artificial, es posible contabilizar de forma automática el número de personas en una sucursal o en un espacio cerrado.  

El uso de la IA puede ir más allá, empleandose en establecimientos mercantiles como tiendas de ropa, supermercados, filas virtuales, etcétera; ya que, además de medir el aforo dentro del establecimiento, es posible identificar zonas de mayor concurrencia por producto o stand dentro de los comercios, identificar objetos, seguir y reconocer personas, entre otros. Todas estas soluciones pueden ser monitoreadas en tiempo real a través de un solo tablero de control inteligente, que puede ser operado desde una ubicación distinta al área de trabajo y desde casi cualquier dispositivo.

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  1. Diseñar nuevos medios de comunicación

El cumplimiento de todas las normas de seguridad puede convertirse en un proceso largo, tedioso y algunas veces complicado. Por esto mismo, es importante considerar la experiencia de los colaboradores y clientes al momento de hacer los cambios de procesos. 

Por ejemplo, en empresas que cuentan con grandes cantidades de personal, en este proceso de transición al modelo híbrido, es posible que los colaboradores tengan dudas o quieran consultar aspectos específicos. A través de soluciones de automatización de interacciones como plataformas conversacionales y asistentes virtuales de texto y voz (chatbots y voicebots), se pueden responder dudas frecuentes y hasta levantar reportes sobre incidentes físicos y técnicos las 24 horas del día. Además, su uso se extiende hasta la gestión de solicitudes del departamento de RRHH.

  1. Mantener la integridad de la organización

Todo lo anterior sólo será posible si las organizaciones garantizan la integridad de sus negocios a través de una estrategia de transformación bien definida, dirigida, con prioridades claramente establecidas y sin dejar de lado la seguridad de su información.

Para caminar hacia un modelo híbrido es necesario consultar con los expertos para identificar qué soluciones son las que se adaptan mejor a las necesidades de cada organización. Los servicios de consultoría en transformación digital son fundamentales para transitar con éxito hacia un modelo híbrido de operación efectiva en este periodo crítico.

Los nuevos modelos de productividad exigen innovación en torno a los procesos de trabajo y una visión desde un ángulo que permita desarrollar nuevas habilidades digitales. Alestra, con 25 años de experiencia en transformación digital en el mercado mexicano, es tu aliada ideal para superar estos nuevos desafíos y garantizar el éxito de las organizaciones. #SomosExpertos

 

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